quick2task | Success Story

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Die objektive Methode | Unfallkasse Brandenburg nutzt Erfassungs-Lösung für die Personalbedarfsplanung

Dass eine exakte Personalbedarfsplanung auf einer möglichst genauen Ermittlung des Personalbedarfs basiert weiß auch die Unfallkasse Brandenburg: Für die objektive Erfassung des quantitativen und qualitativen Personalbedarfs setzt die Unfallkasse auf das Erfassungs-Tool quick2task der iSOLVE GmbH. Denn quick2task garantiert eine objektive Erfassung von Aufgaben und Zeiten und bietet umfassende Auswertungsmöglichkeiten. Konventionellen Vorgehensmodellen wie Befragungen oder Expertenschätzungen ist quick2task damit weit überlegen.

Kurz vor Nikolaus ist jedes Kind brav. Und wenn eine Erfassung der geleisteten Tätigkeiten angekündigt wird und tatsächlich ansteht, verhalten sich Mitarbeiter analog und damit kon-form zu den Erwartungen, die der Arbeitgeber an sie stellt. Wie auch dieser Nikolaus-Effekt, verzerren auch der Nähe- oder der Halo-Effekt die Ergebnisse einer Personalbedarfsplanung: Willentlich und unwillentlich verursachen Interviewer, Befragte und Experten in konventionellen Verfahren und Methoden zur Erfassung des Stellenbedarfs die aufgenommenen Ergebnisse.

Objektiv, weil Software

Mit dem Einsatz digitaler Erfassungstools über längere Perioden versuchen Unternehmen und Personalmanager erwartungskonforme Verhaltensweisen und subjektive Beurteilungsfehler zu reduzieren. In dem meisten Fällen werden derartige Lösungen kostenintensiv inhouse entwickelt, erprobt und eingeführt. In allen drei Phasen aber fehlt den meisten Unternehmen das nötige Knowhow, um ein solches Projekt professionell aufzusetzen und durchzuführen. Mit den im Vergleich zu spezialisierten Software-Entwicklern vorhandenen Defiziten kommt es dabei schnell zu zusätzlichen Kosten und verlängerten Projektlaufzeiten.

Eine gängige Vorgehensweise ist deshalb, die individuelle Entwicklung eines Erfassungstools innerhalb eines Personalbedarfsplanungs-Projekts gemeinsam mit einem spezialisierten Beratungshaus voranzutreiben. In einem derzeit laufenden, vergleichbaren Projekt bei der Unfallkasse Brandenburg haben das QUICKBORNER TEAM Gesellschaft für Planung und Organisation mbH und die iSOLVE GmbH aus Hamburg beispielsweise das webbasiertes Erfassungstool quick2task eingesetzt, das bereits bei anderen Unfallkassen erfolgreich verwendet wurde.

Direkter Weg

Die Erfassung erfolgt mit dem Tool direkt während oder im Anschluss an die entsprechenden Tätigkeiten über die Eingabe in ein Browserfenster. Um Angaben aus dem Gedächtnis oder nachträgliche Veränderungen zu vermeiden und korrekte Zeiten garantieren zu können, ist bei der Unfallkasse Brandenburg der Eingabezeitraum eingeschränkt worden. Eine Erfassung der Tätigkeiten und der zugehörigen Zeiten ist für die Mitarbeiter der Unfallkasse Brandenburg deshalb nur für den aktuellen und den vorhergehenden Tag möglich. Eine Ausnahme bilden die Außendienstmitarbeiter der Unfallkasse Brandenburg. Sie können ihre Tätigkeiten innerhalb eines Zeitfensters von vier Tagen erfassen, da sie sich nicht regelmäßig in der Verwaltung aufhalten. Korrigiert werden können die erfassten Zeiten außerhalb der Erfassungszeiträume nur durch einen autorisierten Administrator.

Für die Unfallkasse Brandenburg wurden über 100 unterschiedliche Tätigkeiten festgelegt und den Nutzern bzw. einzelnen Gruppen individuell zugeordnet. Darüber hinaus wurde die Anwendung so angepasst, dass auch das zum Arbeitsvorgang zugehörige Aktenzeichen eingegeben und später der Tätigkeit zugeordnet werden kann. „Die Zuordnung bestimmter Aufgaben zu einzelnen Gruppen ermöglicht nicht nur den Mitarbeitern durch reduzierte Auswahlmöglichkeiten eine schnelle und vereinfachte Eingabe, sondern gleichzeitig auch eine auf einzelne Abteilungen oder Aufgaben bezogene Auswertung“, erklärt Inge Bauer, Referatsleiterin Personalverwaltung. Eine ähnliche Erleichterung stellt eine integrierte Existenzprüfung der Aktenzeichen dar – also ob das eingegebene Aktenzeichen vorhanden ist und den internen Konventionen entspricht.

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Die Qualität der
Anwendung
entscheidet über
die Effizienz
Ihrer IT-Solution
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Zusätzliches Potenzial

Die bekannten Vorteile einer webbasierten Lösung treffen auch auf die auf einer lizenzfreien Datenbank basierenden Erfassungs-Lösung zu: Webbasierte Anwendungen lassen sich einfach und schnell an die im Unternehmen vorhandenen Prozesse und IT-Strukturen anpassen. Die aufwändige Installation und Wartung von Client-Software entfällt, Software-Updates können zentral durchgeführt und allen Clients zur Verfügung gestellt werden.

Wenn Personalbedarfsplanung darauf abzielt, Mitarbeiter und Ressourcen zu aktivieren und Potenziale zu entdecken, so gilt dies auch für das vorgestellte Tool: effiziente Handhabung wird hier durch individuelle Konfigurationsmöglichkeiten und eine unproblematische Umsetzung von speziellen Anpassungen ergänzt. Tätigkeiten und Gruppen, Erfassungszeiträume, das Layout oder ob und welche Aktenzeichen den Eingaben zugeordnet werden sollen, können vom Administrator frei festgelegt werden. „Wie die Nutzeroberfläche zeichnet sich auch die Administrationsumgebung durch einfache Bedienbarkeit aus, erklärt sich quasi selbst“ ergänzt Andreas Scheele, Softwareentwickler und Systemverantwortlicher bei der Unfallkasse Brandenburg.

Von der Gestaltung der Schnittstellen bis hin zur Einrichtung zusätzlicher Eingabefenster: die Lösung verfügt über das Potenzial, um auch komplexe und heterogene betriebliche Abläufe darstellen und auswerten zu können. Im Standard verfügt die Lösung über Schnittstellen für den Export und die Weiterarbeitung in Access und Excel. Ein Zugriff auf die Daten ist selbstverständlich auch über SQL-Reportings realisierbar.
Der Nähe-Effekt beschreibt übrigens eine Veränderung der Wahrnehmung aufgrund mangelnder persönlicher Distanz. Beim Halo-Effekt wiederum überstrahlen positive Eigenschaften die negativen und führen so zu einer verzerrten Wahrnehmung. Effekte, auf die eine Lösung mit objektiven Eigenschaften nicht vertrauen muss.

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