quick2survey | Success Story
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Flurfunk an! | Optimierte Revitalisierungsprojekte durch IT-Unterstützung

Was Mitarbeiter denken, erfährt man am Besten über den Flurfunk. Doch wenn Vorgesetzte und Projektleiter auftauchen ist oftmals Sendepause. Um dennoch an die Arbeitsorganisation der Mitarbeiter angepasste Revitalisierungskonzepte zu erreichen, bieten sich digitale Befragungslösungen an: Mit einem auf objektiven und repräsentativen Befragungsergebnissen basierenden Revitalisierungsprojekten lassen sich die Produktivität nachhaltig steigern und eine effiziente Flächenutzung erreichen.

Soft Success Factors nennen sich die Einflüsse, von denen der Unternehmenserfolg neben harten Faktoren wie Innovation, Qualität und Kosten abhängt. Darunter auch die Ausstattung und Gestaltung des Arbeitsplatzes. Wie Wissenschaftler des Fraunhofer Instituts nachgewiesen haben, steigern verbesserte Kommunikationsprozesse und eine effiziente Raumorganisation nicht nur die Zufriedenheit der Mitarbeiter, sondern auch die Produktivität. Von den Betriebskosten eines Büros entfallen fast 80 Prozent auf die Mitarbeiter, ca. 15 Prozent auf die Flächenkosten aber weniger als ein Prozent auf Ausstattung und Einrichtung.

Mit relativ geringem Investitionsaufwand kann somit die Leistungsfähigkeit einzelner Abteilungen erhöht verbessert werden, ohne dass kostenintensiv neue Personalressourcen bereitgestellt werden müssen. Zudem lassen sich durch eine optimierte Ausnützung der genutzten Immobilien die Flächenkosten langfristig reduzieren.

Vorher und nachher

Die Investition in hochwertige Materialen, eine an die Räumlichkeiten angepasste Lichtführung, eine verbesserte Akustik oder eine übersichtliche Arbeitsplatzorganisation amortisieren sich deshalb sehr schnell. Zunächst muss aber in einer Pilotierungsphase herausgefunden werden, ob die entwickelten Konzepte den Bedürfnissen der Mitarbeiter tatsächlich entsprechen. Vor die Revitalisierung ihres Hauptgebäudes setzte deshalb auch die KfW Bankengruppe eine Pilotierungsphase, in der unternehmensweite Standards für die Modernisierung der vorhandenen Bürobereiche erarbeitet werden sollten. Für das Pilotprojekt wurden die Unternehmensbereiche Kommunikation und Research in der Bockenheimer Landstraße in Frankfurt ausgewählt.

Der Vorher-Nachher-Vergleich zeigt den Unterschied: Wo vor der Revitalisierung Kleinraumstrukturen dominierten, orientiert sich das Arbeiten heute um sogenannte Open Space-Flächen. Dennoch wurde dabei individuell differenziert, welche Aufgaben ein Mitarbeiter wahrnimmt: hoher Anteil an persönlicher Kommunikation, große Zahl ungeplanter Meetings, viel „Ad hoc-Kommunikation“ oder hauptsächlich Telefongespräche – oder doch vorwiegend Einzelarbeit. So erhielten Mitarbeiter aus der Unternehmenskommunikation überwiegend offene Arbeitsplätze, Kollegen aus dem Research abgetrennte und damit ruhigere Arbeitsplätze.

Anonym und objektiv

Um die qualitativen Effekte der Revitalisierung zu evaluieren, wurde von der KfW eine Mitarbeiterbefragung aufgesetzt. Dabei sollte die zentrale Fragen geklärt werden: Haben die neuen Bürokonzepte das Arbeitsumfeld und damit die Arbeitsabläufe verbessert? Die Befragung der Mitarbeiter erfolgte erstmals in einem Revitalisierungsprojekt über eine dedizierte IT-Lösung zur Befragung größerer Personengruppen. Dazu wurde ein im Projektteam erarbeiteter Befragungsbogen in XML umgesetzt und dann in das webbasierte Befragungstool quick2survey importiert. Die Beantwortung der Fragen erfolgt über eine SSL-gesicherte Internetverbindung. Gehostet wurde das Befragungstool auf dem Server des quick2survey-Herstellers, der iSOLVE GmbH aus Hamburg.

Die Mitarbeiter erhielten zunächst eine E-Mail mit einem zufällig generierten Link zugesandt. Über den Link loggten sich der Nutzer in die Befragungsseite ein – ohne den Namen oder personenbezogene Daten angeben zu müssen. Die User bleiben im Gegensatz zu vielen anderen Befragungsmethoden somit komplett anonym. Auf diese Weise kann konsequent vermieden werden, dass die Mitarbeiter aufgrund der Befragungsmethode identifiziert werden. Davon hängt in den meisten Fällen auch die Zustimmung des Betriebsrats ab.

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Die Qualität der
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Gleichzeitig gewährleistet eine Online-Befragung ein objektives Ergebnis. In Papierbefragungen tendieren Mitarbeiter dazu, negative Aussagen über die eigene Firma zu vermeiden. Sie fürchten, dass ihre Aussagen mit ihrer Person in Verbindung gebracht werden können: durch die Handschrift, durch den benutzten Stift, vielleicht sogar durch die Reihenfolge, in der die Befragungsbögen eingesammelt und ausgewertet werden. Im ungünstigsten Fall verzichtet der Befragte auf eine Beantwortung. In jedem Fall wird das Ergebnis der Befragung aber verzerrt.

Repräsentativ und schnell

Die besonders einfache und schnelle Teilnahme an der Befragung über einen dedizierten Internet-Link erhöht zudem die Bereitschaft an der Umfrage teilzunehmen. „Ein kompliziertes Anmeldeformular schreckt die zu befragenden Personen ab“, erklärt Jörg Brombach, Direktor Flächen- und Gebäudemanagement, „und führt somit zu ungenauen Ergebnissen.“ Gleiches gilt für die Benutzerführung und das Fragendesign: „Die Befragungslösung muss einfach zu bedienen sein und der Fragenkatalog logisch und nachvollziehbar aufgebaut sein.“ Mit quick2survey von iSOLVE dauerte die Beantwortung nur wenig mehr als zehn Minuten. Der Nutzer muss lediglich dem Programm folgen und die entsprechenden Klick-Boxes nutzen. 60 Prozent der Mitarbeiter haben an der Befragung in der Bockenheimer Landstraße teilgenommen. Die Rückläuferquote im KfW-Projekt liegt damit deutlich über manuell durchgeführten Befragungen. Somit stellt der Einsatz der Befragungslösung auch ein ausgewogenes und repräsentatives Befragungsergebnis sicher.

So effizient wie die Eingabe gestaltet sich mit der Lösung auch die Auswertung der beantworteten Fragebögen. Statt wie in papierbasierten Befragungen die Ergebnisse mühsam in ein Excel-Sheet eintragen zu müssen, lassen sich die Daten automatisiert in Excel sowie andere Office-Produkte exportieren und dort bearbeiten. Daneben erlaubt quick2survey auch den Export in Access und einen Zugriff auf die erhobenen Antworten über SQL-Reportings. „Auf Basis dieser objektiven und repräsentativen Zahlen konnten wir aus dem Pilotprojekt weitere Optimierungspotenziale generieren, die in die unternehmensweite Modernisierung eingingen“, erklärt Brombach, „und somit die Zufriedenheit der Mitarbeiter und die Produktivität nachhaltig steigern.“

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