quick2book | Success Story
iSOLVE

Softwarelösung für flexible Office Konzepte

Wie in dem alten Hannes Wader Lied „Heute hier, morgen dort, bin kaum da, muss ich fort…“ geht es heute vielen Arbeitnehmern in ihrem Unternehmen. Ein fester Arbeitsplatz, das persönliche Büro oder der eigene Schreibtisch gehören größtenteils der Vergangenheit an. Bei sich schnell wandelnden Unternehmensstrukturen ist eine effektive und wirtschaftliche Ressourcenplanung für jeden Unternehmer ein wichtiges Kriterium, will er seine Betriebsmittel optimal einsetzen. Büro-Arbeitsplätze müssen hinsichtlich ihrer effizienten Nutzung allen Mitarbeitern zur Verfügung gestellt werden. Unternehmen müssen ihre Abläufe immer mehr unabhängig von Standorten, Gebäuden oder der Präsenz ihrer Mitarbeiter organisieren.

Mit einer modernen Büroraumgestaltung sind Begriffe wie Wirtschaftlichkeit, Transparenz, Flexibilität und Reversibilität eng verbunden. Facility Management lautet hier das all umfassende Stichwort: Die Verwaltung und Bewirtschaftung von Büroflächen, Immobilien und Veranstaltungsräumen in ihrer Nutzungsphase nimmt bei der Unternehmensplanung einen immer höheren Stellenwert ein. Besonders ein neues Konzept ist in diesem Kontext in den Vordergrund gerückt: das Desksharing.

Ein Arbeitsplatz in einem Unternehmen ist erfahrungsgemäß nicht permanent besetzt. Arbeitsgebiete oder Tätigkeiten wie beispielsweise Projektarbeit, Außendienst, Beratung, IT-Administration oder Training finden nicht nur am eigenen Büro-Arbeitsplatz statt, sondern auch in Besprechungsräumen, bei Kunden, in Seminarräumen oder bei Kollegen. Die Folge: Durchschnittliche Anwesenheitszeiten am Arbeitsplatz von nur 70 Prozent sind im deutschsprachigen Raum keine Seltenheit.

Um bereitstehende Ressourcen jedoch sinnvoll einzusetzen, sollte der Arbeitsplatz permanent genutzt werden, eine Auslastung von nahezu 100% wäre ideal. Neben ökonomischen Erwägungen wie einer erhöhten Flächenwirtschaftlichkeit und der Kostenreduktion interner Umzüge stehen in diesem Zusammenhang auch weniger eindeutig messbare Zielgrößen im Fokus der Unternehmen: eine verbesserte räumliche Unterstützung und repräsentative Bürolandschaft.

Business Center bieten externe Arbeitslätze

Auch bei unzureichenden räumlichen Kapazitäten des eigenen Unternehmens gibt es Möglichkeiten, um alle Mitarbeiter unterzubringen: durch eine Büro-Belegung in externen Business Centern. Für die Verantwortlichen hat höchste Priorität, schnell und unkompliziert passende Objekte zu finden – gleich, ob es sich dabei um voll eingerichtete Büroflächen oder lediglich um leerstehende Räume handelt.

Neben einer optimalen Belegung der eigentlichen Arbeitsplätze stellt auch das Buchen von Besprechungs- und Konferenzräumen und damit verbunden, das Einladen der Teilnehmer, eine wichtige Aufgabe in der Flächenplanung dar. Auch hier ist es wichtig, schnell und unkompliziert geeignete Objekte zu finden. Daneben sind zum einen die Kosten- und Flächenverrechnung, zum anderen der Cateringservice und die Aufgabenverwaltung aller Serviceaufträge zu organisieren.

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Die Qualität der
Anwendung
entscheidet über
die Effizienz
Ihrer IT-Solution
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Ressourcenbuchung: weder zeit- noch ortsgebunden

Die Performance einer Organisation wächst, wenn neue Arbeitsformen implementiert, flexible Bürowelten geschaffen und Hoteling-Anwendungen eingesetzt werden. Die Verwaltung von Arbeitsplätzen und deren Online-Buchung ermöglichen die optimale Bewirtschaftung und helfen Kosten zu senken. Um den genannte Anforderungen an eine modernes, effizientes Flächenmanagement gerecht zu werden, bietet die Gesellschaft für intelligente Softwareanwendungen mbH, iSOLVE, eine internetgestützte Lösung für eine von Zeit und Ort ungebundene Ressourcenbuchung an: quick2book.

Die Benutzerführung des Programms erfolgt über sensitive Grafiken und Auswahlfelder. Das Programm bildet in einem Schichtenmodell alle notwendigen Ebenen der Navigation ab. Mittels Ampelsystematik wird die Verfügbarkeit eines Arbeitsplatzes für einen bestimmten Zeitraum signalisiert. Ein grüner Punkt bedeutet, der Schreibtisch ist frei. Rot signalisiert die komplette, ein gelber die teilweise Auslastung des Arbeitsplatzes.

Mit dem Administrationstool verfügt der Systemadministrator über ein Werkzeug, das die Vorteile einer echten Clientanwendung bietet. Datenbankarbeiten werden stärker unterstützt als bei einer Administration über einen Internet-Browser, und die Benutzung ist einfach, denn der Administrationsclient orientiert sich stark an herkömmlichen Office-Programmen.

Durch Nutzung einer Standard-SQL Datenbank sind Auswertungen mittels gängiger Reportgeneratoren frei zu gestalten. Die Daten können in jedes Office-Produkt exportiert werden, Schnittstellen zu anderen Systemen sind unter Berücksichtigung der Sicherheitskriterien in vielfältiger Form möglich. Die Software unterstützt die Mitarbeiter, ihre Arbeitsumgebung zu gestalten und liefert Immobilienverantwortlichen Informationen über die Effizienz ihrer Ressourcen.

Mit der Software lassen sich Ressourcen jederzeit und von jedem Ort der Erde buchen. Somit ist es möglich, Arbeitsplätze, Besprechungsräume und andere Arbeitsmittel effizient einzusetzen. Gleichzeitig sorgt der Einsatz der Software für eine einfache Verrechnung, maximale Kostentransparenz und Wirtschaftlichkeit.

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